Bikebank hecht we veel waarde aan het beschermen van de privacy en persoonsgegevens van onze klanten. We vinden het daarom ook belangrijk dat we onze klanten op de hoogte houden van wat we met hun gegevens doen en waarom we deze gegevens nu juist nodig hebben. Dit leggen we graag uit in deze Privacyverklaring. We vragen je dan ook om rustig je tijd te nemen om deze privacyverklaring door te nemen. 

 Heb je vragen over de huidige manier waarop Bikebank persoonsgegevens via de website en databank verwerkt? Dan kan je terecht bij ons op e-mailadres info@bikebank.be

Wat is het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Bikebank verzameld heeft. De diensten waarvan sprake worden hierna opgesomd onder “doeleinden van de verwerking”.

Deze Privacyverklaring werd opgesteld en wordt up to date gehouden in overeenstemming met de bepalingen en vereisten van de nieuwe Europese privacy regelgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort “AVG”, in het Engels de “General Data Protection Regulation”, afgekort “GDPR”). Dit wil zeggen dat:

  • Bikebank de persoonsgegevens van haar klanten op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze verwerkt;
  • Bikebank de persoonsgegevens van haar klanten enkel voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden verwerkt;
  • Bikebank enkel die persoonsgegevens van haar klanten verwerkt die nodig zijn om deze doeleinden te realiseren. Bikebank zal dus geen overbodige persoonsgegevens van haar klanten verzamelen en verder gebruiken;
  • Bikebank enkel juiste en actuele persoonsgegevens van haar klanten verwerkt. Als de gegevens toch niet correct blijken te zijn, kan je deze laten aanpassen. Hoe je dit kan doen, kan je verder lezen onder “Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?”;
  • Bikebank de persoonsgegevens van haar klanten niet langer zal bewaren dan nodig om haar doeleinden te bereiken. Zodra de doeleinden bereikt zijn, zal Bikebank de persoonsgegevens verwijderen en ze zullen nooit langer dan 5 jaar bewaard worden, behoudens dat je dat zelf uitdrukkelijk vraagt;
  • Bikebank passende maatregelen zal nemen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens van haar klanten goed beveiligd zijn en beschermd worden tegen verlies, vernietiging en beschadiging.

Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

De zaakvoerder van Bikebank bvba, Johan Quataert, Brakelberglei 29 te 2820 Rijmenam,   België, is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens? (onze doeleinden)

Opdat Bikebank haar diensten ten volle kan aanbieden en uitvoeren, heeft het verschillende persoonsgegevens van jou nodig. Voor welke diensten en doeleinden Bikebank deze persoonsgegevens nodig heeft, kan je hieronder lezen. We gebruiken hiervoor voornamelijk persoonsgegevens die we rechtstreeks van jou verkrijgen, maar ook gegevens die we zelf verzamelen. Bijvoorbeeld gegevens over je bezoek aan onze website die verzameld worden aan de hand van cookies. Meer info over het beleid van Bikebank inzake cookies lees je in onze Cookieverklaring.

Je gebruikersaccount registreren en je bestellingen verwerken en leveren (zowel via de fietshandelaars als op de website)

Om je gebruikersaccount correct te kunnen registreren vragen we je naam, voornaam, geboortedatum, e-mailadres, gsm- of telefoonnummer.  Om je bestelling tot een goed einde te kunnen brengen, heeft Bikebank volgende gegevens nodig, leveringsadres en betaalgegevens. Op deze manier kunnen we de betaling van je bestelling finaliseren en je bestelling op het juiste adres bezorgen.

Sommige van deze gegevens worden ook gedeeld met politiediensten en gerechtelijke en bestuurlijke overheden. Bikebank maakt gebruik van externe bezorgdiensten. Bikebank selecteert haar partners zorgvuldig zodanig dat zij even plichtsbewust met jouw persoonsgegevens omgaan als Bikebank dit zelf doet. De verwerking van deze persoonsgegevens voor dit doeleinde is gerechtvaardigd door het bestaan van het order (“overeenkomst”) dat je geplaatst hebt.

Bikebank deelt zijn informatie uitsluitend met de  politiediensten en gerechtelijke en bestuurlijke overheden die deze data gebruiken om, het aantal fietsdiefstallen te verminderen en het aantal fietsen dat terug kan worden gegeven aan de eigenaar te vermeerderen.

Je online account op onze website beheren

Op onze website Bikebank.be kan je een online account aanmaken waar we een aantal gegevens van je opslaan. Bikebank bewaart deze gegevens in je online account zodat je deze niet telkens opnieuw hoeft in te vullen. Het gaat over de volgende gegevens: naam en voornaam, geboortedatum, geslacht, telefoon- of gsm-nummer, e-mailadres, leverings- en facturatie adres(sen), betalingsgegevens, een overzicht van al je bestellingen en-, je fietsen die geregistreerd zijn.

Het bewaren van deze persoonsgegevens voor dit doeleinde is gerechtvaardigd op grond van  de toestemming die je hiervoor geeft.  Wij willen je namelijk een vlotte en optimale dienstverlening kunnen aanbieden en door bepaalde van je gegevens voor jou te bewaren, kan je tijd besparen. Het aanmaken van een onlineaccount is volledig vrijblijvend en je kan je onlineaccount op elk ogenblik stopzetten. Hoe je dit kan doen, lees je onder “Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?”.

Je kan er ook je communicatievoorkeuren en toestemmingen te allen tijde aanpassen.

Je kan je steeds inschrijven op één van onze nieuwsbrieven. Zo blijf je op de hoogte van de evoluties van ons project. 

Je kan op de website opzoekingen doen naar gegevens van een bepaalde fiets.  Bij de opzoekingen wordt de gebruikte account en  het ip-adres van de gebruikte pc geregistreerd en bewaard.  In geval er een reden toe is, bv wanneer de fiets op een website te koop aangeboden wordt en wanneer de fiets als gestolen gerapporteerd werd,  geef je uitdrukkelijk toestemming om  een e-mail te ontvangen  met een mededeling aan jou als  geregistreerde eigenaar of gebruiker van de fiets. 

Wanneer een fiets gescand  met een smarthphone wordt geregistreerd dan zal blijken waar en wanneer dit gebeurt.   Bij elke scan van een fiets worden de gegevens van de fiets zichtbaar, merk, type, framenummer etc… alsmede de huidige status in de databank.  Wanneer de fiets in je bezit is heeft hij de status “in bezit”.  Wanneer de fiets ontvreemd is wijzig je de status naar “gerapportereerd  als gestolen”.  U bent verantwoordelijk voor deze status en van U wordt verwacht dat de status correct is en correct gehouden wordt. Bv wanneer de fiets na een diefstal terug in bezit is dient  de status terug aangepast te worden en U bent daarvoor verantwoordelijk.  U bent eveneens verantwoordelijk voor alle eventuele kosten die voortvloeien uit een foutieve status. 

In geval er een reden toe is, bv wanneer de fiets al langere tijd onbeheerd ergens staat, of wanneer de fiets als gestolen gerapporteerd werd, geef je uitdrukkelijk de toestemming om een e-mail te ontvangen  met een mededeling aan jou als  geregistreerde eigenaar of gebruiker van de fiets.     

Vragen of klachten van klanten behandelen

Voor al je vragen en opmerkingen of klachten kan je contact opnemen via info@bikebank.be

Hoelang houden we je persoonsgegevens bij?

Bikebank heeft een beleid uitgewerkt waardoor we jouw persoonsgegevens op een veilige manier bewaren en we deze gegevens niet langer bijhouden dan nodig om de doeleinden hierboven vermeld, te kunnen realiseren of om onze wettelijke of contractuele verplichtingen na te komen. Als je wenst dat Bikebank je persoonsgegevens niet langer bijhoudt of je wilt graag meer informatie over de bewaartermijnen die we hanteren, kan je hiervoor contact opnemen met ons via info@bikebank.be.  De persoonsgegevens worden onmiddellijk op vraag gewist, de data van fietsdiefstallen blijven bewaard gedurende 5 jaar te rekenen vanaf de datum van de eerste registratie 

Met wie delen we je persoonsgegevens? (ontvangers)

Om ten alle tijden een optimale dienstverlening te kunnen garanderen, werken we voor bepaalde activiteiten samen met derde partijen gespecialiseerd in hun domein, met name de politiediensten, de bestuurlijke en de gerechtelijke overheden. 

 Dit doen we ook wanneer we voor bepaalde diensten je persoonsgegevens moeten verwerken. Bikebank selecteert haar andere partners zorgvuldig (bv in de toekomst verzekeringsmaatschappijen)  zodanig dat zij even plichtsbewust met jouw persoonsgegevens omgaan als Bikebank dit zelf doet.  Van zodra er nieuwe partners bijkomen delen wij dat mee op onze website. 

Bikebank verkoopt je persoonsgegevens dus niet door aan derde partijen en deze partijen mogen de gegevens niet gebruiken voor eigen (commerciële) doeleinden. Met elk van deze partijen (“verwerkers genaamd) wordt  ook een verwerkersovereenkomst gesloten waarin het bovenvermelde contractueel vastgelegd werd.

Voor de volgende activiteiten werken we samen met verwerkers:

  • Opbouw, beheer en onderhoud van de website en de website activiteiten (o.a. orderafhandeling,  beheer online account);
  • Afhandeling van je betaling in onze webshop,
  • Beheer van de klantendatabase + privacyplatform;
  • Levering van bestellingen;
  • Verwerken van vragen en klachten
  • Informatie- en gerechtelijke onderzoeken

Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?

Bikebank gebruikt de persoonsgegevens van haar klanten voor welbepaalde doeleinden en verzamelt enkel de persoonsgegevens die het werkelijk nodig heeft om die doeleinden te kunnen bereiken. We willen zo transparant en duidelijk mogelijk zijn omtrent de activiteiten waarvoor we je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen. Bijgevolg heeft Bikebank een beleid uitgewerkt opdat je jouw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die je ons toevertrouwd hebt, zou kunnen uitoefenen. In overeenstemming met de geldende privacy wetgeving heb je verschillende rechten.

Recht om je gegevens in te kijken

Je hebt het recht om op elk ogenblik aan Bikebank te vragen welke categorieën gegevens we van je bewaren en waarvoor we deze juist gebruiken en je kan hiervan een kopie vragen. Je kan op deze manier ook vragen hoelang we je gegevens bewaren, op basis van welke rechtsgrond (toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang, algemeen belang, vitaal belang) we je gegevens verwerken, enz. Door de uitoefening van dit recht kan je ook nagaan of de gegevens die we van je hebben wel correct zijn. Je kan dit recht uitoefenen door een mail te sturen naar info@bikebank.be   Als je een online account bij ons hebt aangemaakt, kan je daar ook altijd al een uitgebreid overzicht vinden van de gegevens die we van je bewaren.

Recht om je gegevens te laten verbeteren

Als je merkt dat de persoonsgegevens die we van je hebben onjuist of onvolledig zijn, kan je ze corrigeren of aanvullen. Je kan net zoals bij het recht op inzage  een mail sturen aan info@bikebank.be

Recht om je gegevens te laten wissen

Je hebt het recht om te vragen dat Bikebank de persoonsgegevens die het van jou heeft, verwijdert. Merk wel op, dit recht is niet absoluut. Eén van de volgende voorwaarden moet van toepassing zijn:

  1. Bikebank heeft je persoonsgegevens niet langer nodig om haar doeleinden te realiseren;
  2. Je hebt je toestemming  om persoonsinformatie te bewaren uitdrukkelijk ingetrokken voor een bepaalde activiteit en Bikebank heeft geen andere rechtsgrond  die de verwerking van je persoonsgegevens rechtvaardigt;(vb een overeenkomst die we met jou zouden hebben gesloten)
  3. Je hebt een bezwaar gemaakt tegen een bepaalde verwerking en  daarbij uitdrukkelijk je toestemming voor de verwerking ingetrokken.
  4. Bikebank heeft je persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt (Bv. Als geen van de volgende  rechtsgronden voor de verwerking van toepassing is: de toestemming of een -overeenkomst
  5. Je persoonsgegevens moeten gewist worden om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

Bikebank zal beslissen of aan één van de voorwaarden voldaan is. Als er wordt geoordeeld dat één van deze voorwaarden van toepassing is, wordt er overgegaan tot het wissen van je persoonsgegevens. Indien je gegevens voor bepaalde doeleinden aan onze verwerkers werden doorgegeven, zal Bikebank al deze verwerkers informeren dat de gegevens ook bij hen verwijderd moeten worden. Merk wel op dat,  als je verzoekt om dit recht uit te oefenen, al je persoonsgegevens die Bikebank heeft, zullen gewist worden en dus verdwijnen. Dit is een onomkeerbaar proces. Als je nadien opnieuw gebruik wenst te maken van onze diensten, zal je bepaalde van deze gegevens opnieuw moeten meedelen.

Je kan je recht uitoefenen door een e-mail te sturen aan info@bikebank.be.

Recht om een beperking van de verwerking van je gegevens te vragen

Door om de beperkte verwerking van je persoonsgegevens te verzoeken, blijft het voor Bikebank mogelijk om de gegevens bij te houden,  maar wordt het gebruik van de gegevens beperkt. De uitoefening van dit recht is mogelijk wanneer 1 van de volgende 4 gevallen van toepassing is:

  • Je betwist de juistheid van je gegevens. In dit geval wordt de verwerking van je gegevens beperkt gedurende de periode die Bikebank nodig heeft om de juistheid van de gegevens te controleren;
  • Bikebank heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor het realiseren van haar doeleinden maar jijzelf hebt de gegevens wel nog nodig om je rechten te kunnen vaststellen, te kunnen uitoefenen of te kunnen verdedigen voor hoven en rechtbanken;
  • Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van je gegevens. In afwachting van het antwoord op de vraag en gedurende het onderzoek dat wij doen,  kan de verwerking van je gegevens beperkt worden.

Als één van deze gevallen van toepassing is, kan Bikebank de gegevens enkel nog bijhouden maar niet verder gebruiken. Als Bikebank toch nog andere zaken met je gegevens wil doen, zal dit slechts in beperkte gevallen mogelijk zijn (onder andere door opnieuw je toestemming te vragen voor de verwerking van je gegevens). Je kan je recht uitoefenen door een e-mail naar info@bikebank.be

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens wanneer deze verwerking berust op het gerechtvaardigd belang van Bikebank.

 Onder het hoofdstuk “Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens? (Onze doeleinden)” kan je de activiteiten terugvinden waarvoor Bikebank een gerechtvaardigd belang heeft of kan hebben. Als je dit recht inroept zal Bikebank onderzoeken of haar gerechtvaardigde belangen voor die verwerking zwaarder doorwegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden. Als dit niet het geval is, zal Bikebank  je gegevens niet langer verwerken voor dat doeleinde.

Recht op overdraagbaarheid van je gegevens

Dit recht houdt in dat je de gegevens die je aan Bikebank hebt gegeven, terugkrijgt. Dit recht geldt wel enkel voor de verwerkingen van gegevens die berusten op je toestemming (bv. toestemming voor het versturen van de nieuwsbrief) of op een overeenkomst (bv. het online registreren van een fiets of kopen van een label).

Een bijkomend aspect van dit recht is dat je met de gegevens die je terugkrijgt naar een andere verwerkingsverantwoordelijke kan gaan zonder dat Bikebank zich daartegen kan of zal verzetten. Merk wel op, het gaat enkel over de gegevens die jij rechtstreeks aan Bikebank hebt bezorgd. Je kan je recht uitoefenen door een e-mail aan info@bikebank.be.

Recht om je toestemming in te trekken

Zoals eerder onder “Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens? (Onze doeleinden)” vermeld werd, kan je voor alle verwerkingen waarvoor Bikebank jouw toestemming vraagt, op elk ogenblik deze toestemming opnieuw intrekken. Merk wel op, het intrekken van jouw toestemming heeft geen impact op en doet geen afbreuk aan de verwerkingen die Bikebank deed toen je toestemming nog niet ingetrokken was. Je kan je toestemming op verschillende manieren intrekken:

  • Via je online account kan je ook je communicatievoorkeuren te allen tijde aanpassen en je toestemming intrekken.

Houd er wel rekening mee dat er een bepaalde verwerkingstijd nodig is om je verzoek te behandelen en dat in de tussentijd de kans bestaat dat je de communicatie nog ontvangt. Deze verwerkingstijd wordt tot een minimum beperkt.

 Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Zoals eerder bij de verklaring van je rechten al werd aangegeven, kan je je rechten uitoefenen door het invullen van een e-mail aan info@bikebank.be .

Als je ondanks ons antwoord toch nog met bepaalde vragen of ontevredenheden zit, kan je steeds contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (afgekort “GBA”, zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)

Beveiliging van je persoonsgegevens

Wij erkennen onze verantwoordelijkheid om voor de informatie die je ons toevertrouwt een gepast beveiligingsniveau te voorzien. Bikebank heeft dan ook verschillende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging. Op organisatorisch vlak worden onder meer maatregelen met betrekking tot de beperkte toegang tot en monitoring van de gebouwen, systemen en bestanden geïmplementeerd; maar ook technische maatregelen waaronder firewalls en encryptie, bescherming door middel van persoonlijke wachtwoorden en verificatie, alsmede verificatievereisten voor toegang tot persoonsgegevens op een need-to-know-basis worden voorzien.

Ook van onze verwerkers verwachten wij dat ze een gepast beveiligingsniveau kunnen garanderen wanneer ze persoonsgegevens ten behoeve van Bikebank verwerken. We hebben dit ook met al onze verwerkers contractueel vastgelegd.

Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om te voldoen aan de bepalingen van de GDPR. De laatste versie van deze Privacyverklaring vind je op www.bikebank.be