Bikebank en de provincie Antwerpen: vraag en aanbod.

De provincie Antwerpen en Bikebank werken samen om een beleid rond verloren en gevonden fietsen vorm te geven en hechten veel waarde aan het beschermen van de privacy en de persoonsgegevens van hun klanten. We vinden het belangrijk dat we onze klanten op de hoogte houden van wat we met hun gegevens doen en waarom we deze gegevens juist nodig hebben. Dat leggen we graag uit in deze privacyverklaring. We vragen je om ze rustig door te nemen. 

Heb je vragen over de huidige manier waarop wij persoonsgegevens op onze website en in de databank verwerken? Dan kan je terecht bij fietsen@provincieantwerpen.be of info@bikebank.be.

  1. Wat is het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verzamelen om bepaalde diensten uit te voeren. Welke diensten en doeleinden dit zijn, lees je onder vraag 3.

Deze Privacyverklaring werd opgesteld en wordt up-to-date gehouden in overeenstemming met de bepalingen en vereisten van de Europese privacy regelgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit wil zeggen dat:

  • Wij de persoonsgegevens van onze klanten op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze verwerken;
  • Wij de persoonsgegevens van onze klanten enkel voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden verwerken;
  • Wij enkel die persoonsgegevens van onze klanten verwerken die nodig zijn om deze doeleinden te realiseren. Wij zullen dus geen overbodige persoonsgegevens van onze klanten verzamelen en verder gebruiken;
  • Wij enkel juiste en actuele persoonsgegevens van onze klanten verwerken. Als de gegevens toch niet correct blijken te zijn, kan je deze laten aanpassen. Hoe je dit kan doen, lees je onder “Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?”;
  • Wij de persoonsgegevens van onze klanten niet langer bewaren dan nodig om onze doeleinden te bereiken. De afmelding van de klant kan hierop van invloed zijn. De eigenaar beslist immers zelf hoe lang zijn gegevens zullen bewaard worden. Vanaf het moment dat de eigenaar aangeeft dat de fiets niet meer in zijn bezit is, zullen we de gegevens nog vijf jaar bewaren, nadien zullen we ze volledig verwijderen.
  • Wij passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens van onze klanten goed beveiligd zijn en beschermd worden tegen verlies, vernietiging en beschadiging.
  1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Beide partijen, zowel de provincie Antwerpen als Bikebank zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

  1. Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens? (doeleinden)

Om onze diensten ten volle te kunnen aanbieden en uitvoeren, hebben we verschillende persoonsgegevens van jou nodig. Voor welke diensten en doeleinden, kan je hieronder lezen. We gebruiken voornamelijk persoonsgegevens die we rechtstreeks van jou verkrijgen, maar ook gegevens die we zelf verzamelen. Bijvoorbeeld gegevens over je bezoek aan onze website die verzameld worden via cookies. Meer info over ons cookiebeleid lees je in de Cookieverklaring.

  • Je gebruikersaccount en fiets registreren, je bestellingen verwerken en leveren (zowel via de fietsenhandelaars als op de website)

Om je gebruikersaccount correct te kunnen registreren vragen we je naam, voornaam, geboortedatum, e-mailadres, gsm- of telefoonnummer. 

  • Je online account op onze website beheren

Op onze website kan je een account aanmaken waar we een aantal gegevens van je opslaan. Wij bewaren deze gegevens in je online account zodat je ze niet telkens opnieuw hoeft in te vullen. Het gaat over de volgende gegevens: naam en voornaam, geboortedatum, geslacht, telefoon- of gsm-nummer, e-mailadres, leverings- en facturatie adres(sen), betalingsgegevens, een overzicht van je bestellingen en je geregistreerde fietsen.
 

Het bewaren van de persoonsgegevens voor dit doel is gerechtvaardigd op basis van  de toestemming die je hiervoor geeft.  Wij willen je namelijk een vlotte en optimale dienstverlening aanbieden en door bepaalde van je gegevens te bewaren, besparen we tijd in dienstverlening zoals het opsporen en terugbezorgen van je fiets. Het aanmaken van een onlineaccount is volledig vrijblijvend. Je kan je onlineaccount op elk ogenblik stopzetten. Hoe je dit doet, lees je onder “Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?”. Je kan er ook je communicatievoorkeuren en toestemmingen te allen tijde aanpassen.
Verkoop fietslabels

Bikebank verkoopt ook labels die je fiets beschermen tegen diefstal. Met dit label krijgt je fiets een uniek bikebanknummer dat kan gescand worden met een smartphone en zo naar de gegevens van je fiets leiden. Als je dergelijk label wil bestellen, hebben wij het leveringsadres en de betaalgegevens nodig. Zo  kunnen we de betaling van je bestelling finaliseren en je bestelling op het juiste adres bezorgen. Bikebank gebruikt externe bezorgdiensten en geeft hen dus ook je naam en je leveringsadres door. De verwerking van deze persoonsgegevens voor dit doel is gerechtvaardigd door het order (=overeenkomst) dat je geplaatst hebt.

  • Inschrijven nieuwsbrief

Je kan je steeds inschrijven op één van onze nieuwsbrieven. Zo blijf je op de hoogte van de evoluties van ons project. 

  • Opzoeking gegevens van een bepaalde fiets

Je kan op onze website een bepaalde fiets of de gegevens ervan opzoeken.
Bij deze opzoekingen wordt het gebruikte account en IP-adres van de pc geregistreerd en bewaard. Als daar reden toe is (bv. als de fiets op een website te koop wordt aangeboden terwijl hij als gestolen opgegeven werd), geef je uitdrukkelijk toestemming om als geregistreerde eigenaar of gebruiker van de fiets een e-mail hierover te ontvangen.

Wanneer een fiets via scan met een smartphone wordt geregistreerd, worden tijd en locatie daarvan vermeld. Bij elke scan worden de gegevens van de fiets (merk, type, framenummer, ...) en de huidige status in de databank zichtbaar. Is de fiets in jouw bezit, dan heeft hij de status ‘in bezit’.  Wanneer er een derde de QR-code van het BikeBank label op jouw fiets maakt , geef je de uitdrukkelijke toestemming om hierover als geregistreerde eigenaar of gebruiker een mededeling via e-mail te ontvangen. Bijvoorbeeld: als de fiets langere tijd ergens onbeheerd stond, of wanneer de fiets als gestolen werd gerapporteerd.

  1. Is je fiets ontvreemd, dan wijzig je de status naar “gerapporteerd als gestolen”. Is een ontvreemde fiets terug in je bezit, dien je dit zelf ook aan te passen in je status. Je bent zelf verantwoordelijk voor het correct bijhouden van de status en je kan ons niet verantwoordelijk stellen voor eventuele kosten die voortvloeien uit een foutieve status.
     
  2. Met wie delen we je persoonsgegevens? (ontvangers)

Om ten alle tijden een optimale dienstverlening te garanderen, werken we voor bepaalde activiteiten samen met gespecialiseerde derden, met name de politiediensten en de bestuurlijke en gerechtelijke overheden. 

Voor bepaalde diensten moeten we je persoonsgegevens met hen delen. Wij selecteren onze partners zeer zorgvuldig opdat zij even plichtsbewust met jouw persoonsgegevens omgaan als wij dit zelf doen. Zodra er nieuwe partners bijkomen, delen wij dit mee op onze website. Met elke nieuwe partner en/of verwerker worden de afspraken rond gegevensbescherming contractueel vastgelegd.

Wij verkopen je persoonsgegevens nooit door aan derden.  

Voor de volgende activiteiten werken we samen met gespecialiseerde verwerkers:

  • Beheer van de klantendatabase + privacyplatform;
  • Verwerken van vragen en klachten
  • Informatie- en gerechtelijke onderzoeken

Bikebank heeft heel wat meer activiteiten, o.a. de website en de labelverkoop, waar zij ook gespecialiseerde verwerkers voor hebben gezocht:

  • Opbouw, beheer en onderhoud van de website en de website activiteiten (o.a. orderafhandeling,  beheer online account);
  • Levering van bestellingen;
  • Afhandeling van je betaling in onze webshop.
  1. Hoelang houden we je persoonsgegevens bij?

Wij zullen de gegevens opslaan zolang het nodig om het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt te behalen. De afmelding van de consument kan daarop van invloed zijn. De eigenaar beslist zelf hoe lang zijn gegevens zullen bewaard worden, het is natuurlijk verstandig om deze gegevens niet te verwijderen zolang de fiets in zijn eigendom is. Vanaf het moment dat de eigenaar aangeeft dat de fiets niet meer in zijn bezit is, zullen we deze gegevens nog vijf jaar bewaren, nadien zullen we ze volledig verwijderen. Je persoonsgegevens worden onmiddellijk gewist op basis van een gemotiveerde aanvraag zoals aangegeven onder punt 6 rechten. De persoonsgerelateerde data van fietsdiefstallen blijven gedurende vijf jaar na datum van de eerste registratie bewaard. Voor het wissen van je persoonsgegevens neem je contact op met fietsen@provincieantwerpen.be of info@bikebank.be.

  1. Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?

In overeenstemming met de geldende privacywet heb je verschillende rechten.

Recht om je gegevens in te kijken

Je hebt het recht om ons op elk ogenblik te vragen welke categorieën gegevens we van je bewaren en waarvoor we deze juist gebruiken. Je kan hiervan een kopie opvragen. Je kan vragen hoelang we je gegevens bewaren en op basis van welke rechtsgrond we je gegevens verwerken. Door de uitoefening van dit recht kan je ook nagaan of de gegevens die we van je hebben correct zijn. Als je een online account bij ons hebt, vind je daar ook een overzicht van de gegevens die we van je bewaren.

Recht om je gegevens te laten verbeteren

Als je merkt dat de persoonsgegevens die we van je hebben onjuist of onvolledig zijn, kan je ze corrigeren of aanvullen.

Recht om je gegevens te laten wissen

Je hebt het recht om te vragen dat we de persoonsgegevens die we van jou hebben, verwijderen. Merk wel op, dit recht is niet absoluut. Eén van de volgende voorwaarden moet van toepassing zijn:

  1. We hebben je persoonsgegevens niet langer nodig om onze doelen te realiseren;
  2. Je trok je toestemming om persoonsgegevens te verwerken uitdrukkelijk in (volledig of gedeeltelijk voor een welbepaalde activiteit) en we hebben geen andere rechtsgrond die deze verwerking rechtvaardigt (b.v. een overeenkomst die we met jou sloten);
  3. Je maakte bezwaar tegen een bepaalde verwerking en hebt daarbij uitdrukkelijk je toestemming voor de verwerking ingetrokken;
  4. We hebben je persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt;
  5. Je persoonsgegevens moeten gewist worden om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

Wij beslissen of aan één van de voorwaarden tot verwijdering is voldaan. Zo ja, worden je persoonsgegevens meteen gewist. Als je gegevens voor bepaalde doeleinden aan onze verwerkers werden doorgegeven, informeren we hen dat zij ook deze gegevens moeten verwijderen. Als je verzoekt om dit recht uit te oefenen, worden al je persoonsgegevens definitief gewist. Wil je nadien opnieuw gebruik maken van onze diensten, dien je deze gegevens opnieuw mee te delen.

Recht om een beperking van de verwerking van je gegevens te vragen

Door om de beperkte verwerking van je persoonsgegevens te verzoeken, blijft het voor ons mogelijk om de gegevens bij te houden, maar wordt het gebruik ervan beperkt. De uitoefening van dit recht is mogelijk in 1 van de volgende 4 situaties:

  • Je betwist de juistheid van je gegevens. In dit geval wordt de verwerking van je gegevens beperkt gedurende de periode die we nodig hebben om de juistheid van de gegevens te controleren;
  • Wij hebben de persoonsgegevens niet langer nodig voor het realiseren van onze doeleinden maar jijzelf hebt de gegevens nog nodig om je rechten te kunnen vaststellen, uitoefenen of verdedigen voor hoven en rechtbanken;
  • Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van je gegevens. In afwachting van het antwoord op de vraag en gedurende het onderzoek dat wij doen, kan de verwerking van je gegevens beperkt worden.

Als één van deze gevallen van toepassing is, kunnen wij de gegevens enkel nog bijhouden maar niet verder gebruiken. Als wij toch nog bepaalde verwerkingen met je gegevens willen doen, is dit slechts in beperkte gevallen mogelijk (onder andere door opnieuw je toestemming te vragen voor verwerking van je gegevens).

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens wanneer deze verwerking berust op ons gerechtvaardigd belang.

Onder het hoofdstuk “Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens? (doeleinden)” vind je de activiteiten terug waarvoor we een gerechtvaardigd belang (kunnen) hebben. Als je dit recht inroept, onderzoeken we of onze gerechtvaardigde belangen voor die verwerking opwegen tegen jouw belangen, rechten en vrijheden. Als dit niet het geval is, verwerken we je gegevens niet langer voor dat doel.

Recht op overdraagbaarheid van je gegevens

Dit recht houdt in dat je de gegevens die je aan gaf, terugkrijgt. Dit recht geldt enkel voor de verwerkingen van gegevens die berusten op je toestemming (b.v. toestemming voor het versturen van de nieuwsbrief) of op een overeenkomst (b.v. het online registreren van een fiets of kopen van een label).

Een bijkomend aspect van dit recht is dat je met de gegevens die je terugkrijgt naar een andere verwerkingsverantwoordelijke kan gaan zonder dat wij ons daartegen kunnen verzetten. Merk wel op, het gaat enkel over de gegevens die jij rechtstreeks aan ons hebt bezorgd.

Recht om je toestemming in te trekken

Zoals eerder onder “Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens? (doeleinden)” vermeld, kan je voor alle verwerkingen waarvoor wij jouw toestemming vragen, op elk ogenblik deze toestemming opnieuw intrekken. Merk wel op, het intrekken van jouw toestemming heeft geen impact op en doet geen afbreuk aan de verwerkingen die wij deden toen je toestemming nog niet ingetrokken was. Je kan je toestemming op verschillende manieren intrekken:

  • Via je online account kan je je communicatievoorkeuren te allen tijde aanpassen en je toestemming intrekken.

Houd er rekening mee dat een bepaalde verwerkingstijd nodig is om je verzoek te behandelen en dat je mogelijk in tussentijd nog communicatie ontvangt.  De verwerkingstijd wordt tot een minimum beperkt.

Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Je kan je rechten uitoefenen door het sturen van een e-mail aaninfo@bikebank.be.

Als je ondanks ons antwoord nog bepaalde vragen of ontevredenheden hebt, kan je steeds contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (afgekort “GBA”, zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

  1. Beveiliging van je persoonsgegevens

Wij erkennen onze verantwoordelijkheid om voor de informatie die je ons toevertrouwt een gepast beveiligingsniveau te voorzien. Wij hebben dan ook verschillende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging. Op organisatorisch vlak worden onder meer maatregelen met betrekking tot de beperkte toegang tot en monitoring van de gebouwen, systemen en bestanden geïmplementeerd; maar ook technische maatregelen waaronder firewalls en encryptie, bescherming door middel van persoonlijke wachtwoorden en verificatie, alsmede verificatievereisten voor toegang tot persoonsgegevens op een need-to-know-basis worden voorzien.

Ook van onze verwerkers en partners verwachten wij dat ze een gepast beveiligingsniveau kunnen garanderen. We leggen dit ook contractueel vast met al onze verwerkers.

  1. Vragen of klachten van klanten behandelen

Voor al je vragen, opmerkingen of klachten rond privacy neem je contact op via  fietsen@provincieantwerpen.be of info@bikebank.be.

  1. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om te voldoen aan de bepalingen van de GDPR. Wij plaatsen steeds de bijgewerkte versie op onze website. Wanneer wij wijzigingen in de privacyverklaring publiceren, vermelden wij de datum van de “laatste update” van de privacyverklaring. Niettemin raden wij je aan onze privacyverklaring regelmatig te lezen.

24-07-2020